【好业财实践案例分享】学校食堂几十个档口，怎么统一采购更省心？

高校食堂市场具有广阔的发展前景。一方面，学生对食堂的刚性需求稳定，消费群体庞大且持续存在；另一方面，消费升级趋势明显，学生对餐饮品质、多样性、健康营养及就餐体验的要求不断提高，促使食堂向精细化、品质化运营转型。同时，数智化转型加速，移动支付、在线预订、智能结算等智能化管理系统已广泛应用，运营效率得以提升，成本降低，服务优化。此外，国家对高校后勤社会化改革和食品安全监管的重视，推动食堂管理向更规范、更透明的方向发展。

然而，高校食堂行业也面临诸多共性问题。成本控制压力大，食材价格波动、人工成本上升、能源费用增加等因素，对食堂的成本控制能力提出了更高要求。食品安全与溯源管理严格，作为重点监管领域，食材溯源、操作规范、留痕备查成为管理重点。多档口协同管理复杂，统一管理下的多档口运营模式，涉及采购、库存、结算、质量标准等方面的协同，易出现管理盲区。数据孤岛与决策滞后问题突出，各环节数据分散，缺乏统一的数据分析平台，导致管理者难以及时获取准确经营数据，决策依赖经验。供应链管理效率低下，与众多供应商的对接、订单处理、价格管理等环节，传统方式效率低下且易出错。

一. 企业基本信息

企业名称： 某某大学学生食堂

企业概况： 作为高校餐饮服务单位，下设多个餐厅、档口及配送中心，为师生提供日常餐饮保障，管理采购、库存、入库、出库及核算等全流程。

所属行业： 餐饮服务业（教育后勤—高校食堂）

企业规模： 中大型团餐企业

支持版本： 畅捷通好业财

二. 企业核心需求

1.采购流程乱，协同难，成本管不住

每天，各餐厅档口要报采购计划，采购部收到几十份零散申请单，得挨个审核、拆分、汇总，再生成采购订单。供应商多，报价还不一样，信息对不上就容易出错、漏单。要是供应商调价没及时通知，档口按老价格算成本，月底一算账就乱套了。

核心痛点：采购流程太繁琐，容易出错；供应商和价格管起来太费劲；采购成本根本没法好好控制。

2.成本算不清，利润不明，经营优化没抓手

配送中心把食材加工后送给档口，但算加工成本的时候就懵了，不知道怎么合理分摊到档口售价里。档口自己手工记成本，核算部月底把成本、收入和水电燃气费一算，才大概知道盈亏，但数据晚了一个月，还不准。管理层想了解哪个档口赚钱、哪个亏钱，根本没谱，更别提指导经营了。

核心痛点：成本算得慢、算不准；加工成本核算太复杂；档口利润看不清，没法精细化管理。

3.验收麻烦，数据权限乱，追溯更难

验收员要核对档口采购计划和实际到货情况，发现数量不对，就得在纸上改，还得让档口签字，效率低不说，还容易起纠纷。验收员还希望能只看自己负责餐厅的数据，不然容易误操作或者泄露信息。学校抽查的时候，各部门翻箱倒柜找单据，根本拿不出完整的食材记录。

核心痛点：验收流程太麻烦，效率低；数据权限没管好，容易出问题；追溯起来毫无头绪。

三. 畅捷通好业财解决方案阐述

针对学生食堂的痛点，畅捷通好业财提供了一体化的数智化解决方案：

1. 采购流程简化，供应商管理更高效

- 档口轻松报需求：档口人员通过好业财手机端的“采购申请单”提交采购需求，系统根据授权限制，确保只能选择本档口作为申请部门，避免乱报。

- 采购部高效审核：采购部在PC端集中审核采购申请单，系统支持按供应商、档口等条件智能分单，快速生成采购订单，再也不用手工拆分。

- 价格管理灵活精准：在好业财的“商品价格设置”中维护基准进价，针对复杂的价格和供应商关系，提供两种方案：一是为同一商品按供应商或餐厅建立不同商品档案；二是利用价格策略功能，自动匹配档口申请时的商品价格。

- 供应商信息一目了然：统一管理供应商档案，记录合作信息，方便随时查看。

2. 库存与成本管理精细化

- 验收入库超便捷：验收人员通过好业财手机端，对照采购订单或申请单进行验收入库，生成进货单。数量不符时，直接在进货单上修改，并可上传凭证，避免纠纷。

- 配送中心高效管理：配送中心作为独立核算单元，原材料入库后，加工成品建立新商品档案，通过“生产加工”处理，成本自动计算，发货时可选择内部调拨或销售，轻松实现成本结转。

- 成本核算自动精准：档口每日通过盘点单记录消耗，系统按设定的计价方式自动计算出库成本，再也不用手工算账。

- 费用分摊公平合理：学校财务通过费用支出单录入水电燃气等费用，按各档口收入分摊，成本核算更透明。

3. 销售与利润分析实时可见

- 收入记录清晰明了：档口每日通过销货单记录销售收入，客户可设置为对应档口，收入数据一目了然。

- 利润实时看得见：系统自动汇总各档口的销售收入、成本和分摊费用，销售利润统计表可实时查询各档口、各商品的利润情况，经营决策更有依据。

4. 精细权限配置，保障数据安全

- 权限配置精细灵活：通过系统管理为不同角色配置严格的功能和数据权限，档口人员只能操作本档口业务，验收员只能看到负责餐厅的数据，避免误操作和信息泄露。

- 单据审核规范严格：为关键单据启用审核流程，确保采购、验收、销售等环节规范执行，业务管理更放心。

5. 随时随地操作，提升工作效率

- 随时随地办公：档口人员、验收人员等通过好业财手机端完成日常操作，如报采购计划、验收、查询等，方便快捷。

- 个性化设置随心所欲：采购申请单表头字段可自定义显示或隐藏，商品选择界面区分“直采”和“库存”商品，操作更顺手。

四. 带给企业的数智化价值点

1. 阳光采购，降本增效

- 效率提升：档口报需求更快了，采购部处理订单也轻松多了，效率直接拉满！

- 成本降低：少了人工失误，错单漏单都少了。价格透明，比价议价更方便，采购成本能省不少！

- 管理规范：采购流程标准化、在线化，有迹可循，管理起来更顺手。

2. 精细核算，实时控利

- 业财一体：业务数据（采购、消耗、销售）直接生成财务凭证，成本核算又快又准，再也不用担心算不准了！

- 决策有依据：管理层能实时看到各档口的盈利情况，快速揪出问题档口，及时调整策略，整体盈利能力蹭蹭往上涨。

- 协同更高效：成本、费用数据共享，跨部门沟通成本大大减少，工作效率更高。

3. 移动验收，权责清晰，全程追溯

- 验收更轻松：移动验收让现场工作效率直接拉满，验收环节更规范、更透明，还有电子留痕，不怕纠纷。

- 权责更明确：严格的权限控制，数据安全有保障，各司其职，越权操作基本不可能。

- 食品安全有保障：食材从采购到使用全程可追溯，满足监管要求，万一有问题，能快速找到源头。

4. 数据驱动，提升整体运营水平

- 数据更有价值：把分散的数据整合起来，变成有用的经营洞察，决策更有科学依据。

- 运营持续优化：基于数据分析，不断优化经营策略，服务质量和盈利能力都能往上提。

- 管理更透明：各项经营数据清清楚楚，绩效考核和内部管理更方便，提升管理效率。

通过实施畅捷通好业财解决方案，学生食堂能够构建一个集采购、库存、成本、销售、财务、多主体协同于一体的数智化管理平台。这将显著提升食堂的运营效率，降低运营成本，加强内部监管和食品安全追溯能力，实现精细化管理和数据驱动决策，最终提升师生满意度和食堂整体盈利水平。